借
so8d.com客戶寄貨與同業借貨管理 · CONSIGNMENT & PEER BORROWING
客戶寄放 · 同業借入 · 對帳 · 月結
專屬庫位 · 自動分錄
專屬庫位 · 自動分錄
總經理 · 財務長 · 倉儲主管必讀
你倉庫裡的貨,
有多少其實不是你的
客戶寄放的、跟同行調來的,全都堆在同一個倉庫、混在同一張庫存表裡——業務照樣拿去報價,等對方來要貨才發現調不出來。這兩件事的本質是同一件:貨在你這裡,帳不是你的,你欠的是數量不是錢。本方案讓每一件別人的貨都有對象、有日期、有帳。
往來餘額實錄情境示意
①客戶寄入 明泰科技+200
②客戶取回−80
③客戶寄入+50
代管中數量170 件
認庫位不認單別 · 依對象分開結算
壹
專屬庫位CUSTODY LOCATION
痛點:別人的貨一收進倉庫,帳上就跟著變成你的資產。
貨照收、照揀,但這個庫位不計入可售庫存,也不計入存貨價值。
- 安裝時自動建立:科目、庫位、單別與序號一次佈好,不必自己設。
- 不虛增資產:別人的貨不會出現在你的存貨價值與財報上。
- 現場作業照常:倉管領得到、揀得到,實體流程完全不變。
- 想分開就分開:在專屬庫位底下加子庫位,客戶寄貨區與同業借貨區實體分開。
- 多公司各自佈建:資料庫裡每一家公司各建各的,並套上跨公司隔離規則。
貳
對象歸屬COUNTERPARTY
痛點:誰寄的、誰借的記在便條紙和 LINE 群組,經手的人一離職就斷線。
每一筆都必須掛在特定對象底下,依客戶、依同業分開結算。
- 聯繫人必填:沒有對象的單過不了核實,漏帳從源頭就被擋住。
- 四條路徑一視同仁:網頁表單、條碼 App、Excel 匯入、外部程式呼叫都一樣要填。
- 依對象與料號彙總:哪一家、哪個料號、還有幾件,一查就有。
- 不再有一坨爛帳:不會出現算不清的「別人的貨」這種混合數字。
- 認庫位不認單別:有人改錯單別、走錯流程,餘額照樣算得對。
參
帳務勾稽ACCOUNTING
痛點:會計問這批算不算存貨、要不要認負債,整間公司沒人答得出來。
一進一出各自產生分錄,科目餘額就是你替別人保管的貨值。
- 收進貸記、還出借記:分錄自動產生,會計不必手工補。
- 月結只剩一條公式:往來科目淨額≒往來餘額數量×單位成本,差額只剩四捨五入。
- 三邊並排比對:同一筆異動在單據、成本、帳簿留下的紀錄一起攤開看。
- 抓出人工分錄:有人繞過系統直接動這個科目,勾稽報表立刻現形。
- 錯誤設定先揪出:盤點庫位設錯、計價方式設成手動而不產生分錄的品項一併列出。
肆
報表對帳REPORTING
痛點:老闆問「別人的貨我這裡還有幾件」,翻半天單子也答不出來。
六張報表回答六個真的會被問到的問題,匯出即可當月結附件。
- 往來餘額:依對象與商品即時彙總,一鍵篩出負餘額與尚有未還。
- 收發存分析:期初＋收進−還出＝期末,附逐筆結存明細,可匯出 Excel。
- 往來對帳單:產生 PDF 與 Excel 寄出簽回,只列數量不列金額,送出即定版。
- 帳量勾稽:抓出數量不符與人工分錄兩種必須處理的狀況。
- 期初連續性:本期期初與上一張對帳單的期末不符,就在單上留下警告。
五道防線,讓漏帳進不了系統
別人的貨最怕的不是記錯,而是根本沒記。以下五種最常見的失誤,系統都不是跳個提醒而已,是直接擋下來。
沒填對象
客戶或同業名稱沒填,核實不過。網頁表單、條碼 App、Excel 匯入、外部程式呼叫四條路徑一視同仁——沒有對象的單,就是漏帳的起點。
用錯單別
以錯誤單別跨進專屬庫位一律擋下;連盤點調整、報廢、生產領退料這些沒有揀貨單的路徑也擋,那才是差異會悄悄過帳的地方。
還得比借的多
還出去的數量超過收進來的,當場跳出處理視窗:先還可還的數量、其餘轉欠單,或退回草稿補登漏開的收貨單。嚴格程度可調成不檢查、僅警告或阻擋驗證。
按退回沖銷
這兩張單不能按「退回」。要沖銷就開一張相對應的單:收進的反向是還出,還出的反向是收進,單據類型永遠不會跟實際流向自相矛盾。
沒人記得看報表
系統每天自動巡一次,發現負餘額或帳量不符就直接派工給指定的負責人;問題修好工單自動消失,不留已解決的警報,大家才不會養成忽略它的習慣。
| 面向 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 客戶寄放的貨 | 進了倉庫但系統沒紀錄,只存在便條紙與 LINE | 收進專屬庫位,有對象、有日期、有帳 |
| 可售數量 | 別人的貨混進可售庫存,業務照樣報價賣掉 | 專屬庫位不計入可售與存貨價值 |
| 雙方對帳 | 兩邊各翻各的單,電話講半小時各退一步 | 產生對帳單寄出簽回,只列數量不列金額 |
| 會計處理 | 算不算存貨、要不要認負債,沒人答得出來 | 一進一出自動產生分錄,科目餘額即代管貨值 |
| 月結作業 | 人工拉表、逐筆比對,差異查到最後不了了之 | 只剩一條公式要看,帳量勾稽顯示已對平 |
| 異常追查 | 等對方來要貨,才發現貨早就調不出來 | 每日自動巡檢,負餘額與帳量不符直接派工 |
「別人的貨,我這裡還有幾件?」這個問題該三秒就答得出來。
裝上去、跑一次收發存分析,客戶寄放的與同業借入的一張表全部列清楚。我們可以用貴公司實際的料號與往來對象跑一遍給你看,從收進、還出到對帳單簽回完整走一次——歡迎預約 30 分鐘線上示範。
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常見問題
Q. 客戶寄放的貨會不會被誤算成自己的資產?
不會,這類商品收在專屬庫位,不計入可售庫存也不計入存貨價值,不會虛增資產或出現在存貨價值與財報上。
Q. 沒有填寫寄貨/借貨對象的單據可以送出嗎?
不行,聯繫人為必填欄位,網頁表單、條碼App、Excel匯入、外部程式呼叫四條路徑一律要求填寫對象,漏帳從源頭就被擋住。
Q. 還出去的數量比收進來的多怎麼辦?
系統會當場跳出處理視窗,可以選擇先還可還的數量、其餘轉欠單,或退回草稿補登漏開的收貨單,嚴格程度也可依需求調整。
Q. 月結對帳需要人工比對嗎?
不需要,往來科目淨額約等於往來餘額數量乘以單位成本,月結只剩一條公式要看,系統另有帳量勾稽報表協助抓出異常。
本方案於既有 Odoo 18 庫存與會計模組之上建立客戶寄貨與同業借貨的往來管理層,安裝時逐一檢查資料庫中的每一家公司,各自建立所屬科目、庫位、單別、序號與排程,並套上跨公司隔離規則。專屬庫位不計入可售庫存與存貨價值;往來對帳單只列數量不列金額,雙方各自依自身成本入帳。實際科目對應、防呆嚴格程度與作業流程,依貴公司會計政策與倉儲配置客製調整。