作者:鄒志賢 · Odoo 顧問 · 10年以上 Odoo ERP 導入經驗
功能應用場景：名片塞一抽屜，找人靠記憶
「拜訪完新客戶，名片塞了一抽屜⋯要找某家公司的窗口電話，翻遍所有名片找不到。」業務專員小琪拜訪客戶的頻率越來越高，聯絡人管理已經到了靠記憶撐不住的程度。
名片還算好的，至少實體存在。更常見的狀況是：窗口換人了，新的聯絡方式在某封信件裡；同一家公司採購和工程各有一個窗口，但只有她知道哪個負責什麼；她請假的時候，同事要接手就只能從頭問起。聯絡人資料留在個人手上，等於公司的客戶關係也留在個人手上。
一、聯絡人看板：客戶、供應商、個人一站管理
進入聯絡人應用，所有往來對象以卡片排開，目前共 195 筆。每張卡片顯示公司名稱、所在城市與國家、以及聯絡信箱。
這裡要先講一個 Odoo 的重要觀念：客戶和供應商不是兩份名單，而是同一份。同一家公司可能今天賣東西給你、明天跟你買東西，在系統裡就是同一筆聯絡人，只是被不同模組引用。這樣做的好處是資料不會有兩份、地址改一次就好；也避免出現「業務那邊的客戶名單」和「採購那邊的廠商名單」各自維護、各自過期的老問題。
卡片下方還有幾個小計數字，代表這家往來的單據筆數與金額。拜訪客戶前先瞄一眼，就知道這家是大戶還是新客，講話的分寸會不一樣。
二、列表模式：搜尋、篩選更快速
資料一多，卡片就不好找。切到列表模式，195 筆會變成一張表：名稱、電話、電郵、銷售員、城市、國家／地區各佔一欄。
其中「銷售員」這一欄常常被忽略，但它其實是業務分工的依據 —— 這家客戶歸誰負責，寫在這裡，不會發生兩個業務同時打電話過去的尷尬。「國家／地區」則在有海外往來時特別實用：畫面上美國、德國、日本、韓國、中國、新加坡、泰國的客戶都在同一份名單裡，要看「日本客戶有哪幾家」，篩一下就好。
找人最快的方式還是直接在搜尋列打字：公司名、人名、電話號碼片段、Email 都能搜。只記得對方姓什麼、公司名字有個「精密」，也找得到 —— 這是抽屜裡的名片永遠做不到的事。
結語：聯絡人集中，業務拜訪效率提升
聯絡人模組看起來只是一本電子通訊錄，實際上它是整個系統的地基：報價單上的客戶、採購單上的供應商、發票上的抬頭、出貨單上的地址，全部都從這裡取用。這裡的資料維護得好，後面每一張單據都會跟著正確。
常見問題
Q1. 客戶和供應商是分開管理的兩份名單嗎?
不是,是同一份,同一家公司可能今天賣東西給你、明天跟你買東西,系統裡是同一筆聯絡人只是被不同模組引用,地址改一次就好。
Q2. 忘記客戶公司名稱,只記得部分資訊要怎麼找?
直接在搜尋列打字,公司名、人名、電話號碼片段、Email都能搜到,只記得對方姓什麼或公司名字有個關鍵字也找得到。
Q3. 「銷售員」欄位在聯絡人資料裡的作用是什麼?
代表這家客戶歸誰負責的業務分工依據,避免發生兩個業務同時打電話給同一個客戶的尷尬狀況。