報價 · 訂單 · 出貨 · 應收,一次對齊
電子零組件貿易商 · 代理商 · 加工廠負責人必讀
料號、客戶、單據,
一次對得起來
原廠一個料號、自家倉庫另一個料號,客戶收到的出貨單又要用他們指定的料號——三份對照表散落在業務跟倉管各自的 Excel,新人根本記不住;報價單被業務手滑改成訂單,原廠合約要看的「報備客戶」跟真正收款的「實際交易客戶」混在同一欄,月底對帳分不清這筆貨算誰的。本方案在既有 Odoo 銷售、採購與會計模組之上,把料號、客戶與單據的對應關係收進同一套系統、同一張商品卡,讓報價、訂單、出貨與應收逐筆對得回原廠與客戶。
料號與商品主檔PRODUCT MASTER
痛點:原廠一個料號、自己倉庫另一個料號,客戶收到的出貨單又要用他們指定的料號,三份對照表散落在業務跟倉管各自的 Excel,新人根本記不住。
一張商品卡同時掛好原廠料號、內部料號與客戶專用料號,訂單、帳單、標籤全部引用同一張卡,不必手動謄寫。
- 三種料號同卡管理:原廠料號、內部料號、客戶專用料號掛在同一張商品卡,單據與 PDF 報表自動帶出對應代碼。
- 規格與來源一併記錄:產品規格、加工廠、專用客戶一併掛在商品卡,新人不必逐一問老鳥。
- 命名規則固定:產品名稱依規則組成(內部料號_原廠料號_品名_廠牌_備註_專用客戶),搜尋一次就對到貨。
- 舊資料一次匯入:舊系統的產品與聯繫人資料一次性整理匯入,上線不必重建歷史資料。
雙軌單據與客戶邏輯ORDER LOGIC
痛點:業務手滑把報價單直接改成訂單,原始報價再也查不回來;原廠合約要看的客戶跟實際下單付款的客戶寫在同一欄,月底對帳分不清這筆貨算誰的。
報價與訂單是兩套獨立編號的單據,結構上就不存在互轉;報備客戶與實際交易客戶分成兩欄各自記錄。
- 報價、訂單各自序號:報價單(JTQ 開頭)與銷售訂單(JTP 開頭)各自獨立編號,報價不會被誤轉成訂單。
- 客戶身分分欄記錄:報備客戶(給原廠看)與實際交易客戶分開兩欄,原廠稽核與內部對帳互不干擾。
- 專屬備註自動帶入:客戶或供應商的專屬收發貨備註自動帶到出貨單,例如指定客戶自動加註「附上檢驗報告」。
- 聯絡人與業務可選不可錯:銷售訂單上聯絡人直接選、負責業務先過濾出員工,不會選錯人。
多幣別與稅務CURRENCY & TAX
痛點:跟國外原廠採購用美金、賣給本地客戶收台幣,月底結算帳單金額跟原本談好的匯率兜不起來;三聯式、兩聯式發票稅別選錯,又要重開一次帳單。
帳單可手動鎖定「台幣兌1單位外幣」的匯率,不受系統當日牌告影響;稅別送出前強制重新確認。
- 匯率手動鎖定:帳單手動指定匯率(TWD per 1 Currency),談好多少就是多少,不隨系統匯率跳動。
- 夥伴預設自動帶入:業務夥伴的預設幣別、付款條件自動帶入單據,不必每次手動挑選。
- 稅別對應台灣開票習慣:拆成 5%外加-三聯式 / 兩聯式 / 0%共六種,對應正確的進銷項稅額科目。
- 稅欄位強制確認:單據稅欄位預設留空且必填,逼自己每次確認稅別,不會延用上一筆選錯的稅。
商機情報與經營分析CRM & INSIGHT
痛點:業務在展場、電話裡問到的競品價格、對手料號隨手記在筆記本,案子關了幾個月後翻不到;老闆想看某個客戶這一季到底賺多少,只能請會計手動拉表。
商機單直接記錄競品價格、料號、廠牌與歷次報價,銷售、採購、應收應付都有專屬分析表可依時間、幣別即時彙總。
- 報價與聯絡留痕:商機單附「報價紀錄」與「客戶狀況」子表,每次報價、每次聯絡都留痕,業務交接不斷線。
- 競品情報獨立記錄:競品價格、競品料號、競品廠牌獨立欄位記錄,議價心裡有底。
- 應收應付即時彙總:分析表依時間與幣別彙總,月底對帳不必手動拼表。
- 庫存預測提前備貨:預測數量分「收貨草稿」「發貨草稿」兩種角度,備貨提前看得到。
五道防線,讓料號與客戶從源頭就對得起來
電子零組件貿易最怕的不是單子少,而是同一個品項在原廠、倉庫、客戶手上是三個不同的代碼,一個環節記錯,後面全部跟著錯。以下五種最常見的失誤,系統都不是事後才提醒,而是結構上就不讓它發生。
| 面向 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 料號對照 | 原廠料號、自家料號、客戶料號各一張 Excel,新人上手要問三個人 | 三種料號同掛在一張商品卡,單據自動帶對 |
| 報價與訂單 | 報價單改一改就變訂單,原始報價回頭查不到 | 報價、訂單各自獨立編號,原始報價永遠留得住 |
| 客戶身分 | 原廠看的客戶跟實際收款的客戶寫在同一欄,對帳常常對錯人 | 報備客戶與實際交易客戶分兩欄,各自對應 |
| 帳單匯率 | 開帳單當下抄系統匯率,月底結算兜不起來 | 帳單手動鎖定匯率,談好多少就是多少 |
| 發票稅別 | 三聯式兩聯式常常選錯,月底作廢重開 | 稅欄位預設留空且必填,送出前重新確認 |
| 商機記錄 | 競品價格、料號記在筆記本,案子一關就找不到 | 商機單直接留存報價紀錄與客戶狀況,交接不斷線 |
「這張訂單,到底是報給原廠看,還是真的賣給這個客戶?」這種問題不該事後憑記憶回答。
這是我們實際導入電子零組件貿易商的客製場景,從商品建檔、報價訂單分軌、多幣別帳單到 CRM 商機記錄,完整功能都已經是可運作的正式模組——歡迎預約 30 分鐘線上示範,帶著貴公司實際的料號跟客戶資料,現場示範怎麼把三份 Excel 收進同一套系統。
常見問題
Q. 報價單會不會不小心被改成訂單?
不會,報價單(JTQ開頭)與銷售訂單(JTP開頭)是兩套獨立編號的單據,系統結構上就不存在轉單功能,原始報價永遠查得到。
Q. 原廠、自家倉庫、客戶各自的料號要怎麼對應?
一張商品卡同時掛好原廠料號、內部料號與客戶專用料號,訂單、帳單、標籤全部引用同一張卡,不需要手動謄寫或對照Excel。
Q. 帳單的匯率會不會隨系統當日牌告變動?
不會,帳單可手動鎖定「台幣兌1單位外幣」的匯率,談好多少就是多少,不受系統匯率之後如何變動影響。
Q. 報備客戶跟實際收款客戶可以分開記錄嗎?
可以,報備客戶(給原廠看)與實際交易客戶是兩個獨立欄位分開記錄,原廠稽核與內部對帳不會互相干擾。