採購的詢價與訂單

從詢價到收貨的完整採購流程

本文重點(30秒摘要)Odoo 18 採購模組的詢價單流程會自動計算採購前置天數與供應商準時到貨率,協助判斷該跟哪家供應商下單,不必再靠印象評估交期表現。

作者:鄒志賢 · Odoo 顧問 · 10年以上 Odoo ERP 導入經驗

功能應用場景：同一個零件，要問三家供應商

「同一個零件要問三家供應商報價，價格、交期、品質都要比⋯」採購專員阿翔過去都靠 Excel 整理比價表，欄位是自己拉的、公式是自己寫的，多問一家就要重拉一次。

更頭痛的是「交期」這件事。報價單上寫的交期人人都寫得漂亮，但哪一家真的準時、哪一家老是拖，全靠他自己的印象。有一次為了便宜三塊錢選了某家，結果晚了三週到貨，產線停擺的損失遠遠超過省下來的錢。這次他改用 Odoo 18 採購模組的「詢價單」流程，順便看看系統內建的供應商評比到底有沒有用。

打開採購應用，最上方一整排就是採購的體檢報告：所有詢價單分成待發送、正在等待、過往三格，右邊還有平均訂單值 NT$ 1,147,853、最近 7 天採購金額、以及採購前置天數 3.06 天。

▲ 經營數據一次到位。藍色「詢價單」代表還在比價階段，綠色「採購訂單」則是已確認下單

「採購前置天數」是最容易被忽略、卻最實用的一個數字 —— 它是從下單到收貨的平均天數。知道自己公司平均要 3 天，安全庫存要抓多少、什麼時候該補貨，才有依據，不用再憑感覺。

下方列表的狀態欄一樣用顏色分：藍色是「詢價單」（還沒下單）、綠色是「採購訂單」（已確認）。另外注意「訂單截止日」那一欄，逾期的會用紅字寫「23 天前」「9 天前」—— 那是寄出去還沒回覆的詢價單，該打電話催了。

阿翔開了一張詢價單 P00995 給「佳世達機械國際有限公司」。選好供應商，統一編號、幣別、付款條件都自動帶出來；他加入兩項物料：皮帶 HTD-3M 200mm 200 件，以及玻璃纖維布 500 公斤 —— 一項按件、一項按重量，混在同一張單上完全沒問題。

▲ 狀態列：詢價單 → 發送詢價單 → 採購訂單。「預計到貨」旁的準時到貨率，是系統依過去交易歷史自動算出來的

真正讓他停下來的，是「預計到貨」欄位旁邊那個不起眼的小標籤：41% 準時到貨。

這個數字不是誰手動填的，是系統把這家供應商過去每一張採購單的「預計到貨日」跟「實際到貨日」比對後自己算出來的。白話說就是：過去十次交貨，只有四次準時。以前這種事只存在資深採購的腦袋裡，人一離職就跟著消失；現在它就寫在下單畫面上，新人也看得到。

價格便宜不代表沒風險看到準時到貨率只有 41%，阿翔沒有直接換供應商，而是在單子下方的訊息區留言提醒採購主管：這家價格漂亮，但交期穩定度必須列入評估，要嘛多留一週緩衝、要嘛在合約裡加上延遲條款。把決策理由留在單子上，之後真的出問題，追溯得回來當初是怎麼判斷的，不會變成互相推責任。

比完價、敲定供應商，按下「確認訂單」，詢價單就正式變成採購訂單，狀態列跳到最後一格「採購訂單」。畫面右上角同時冒出兩個捷徑按鈕：「收據」（貨到了要入庫）與「供應商帳單」（對方請款要付錢），分別對應到倉庫和會計的後續動作。

▲ 產品明細多出「已收貨」「已取得帳單」兩欄，到貨與請款進度一目了然

產品明細也跟著長出兩個新欄位：「已收貨」與「已取得帳單」。這兩個數字跟「數量」擺在一起看，就能立刻分辨現在卡在哪一關：

三個數字都相同，代表貨收齊、帳單也收到了，可以安排付款；已收貨追上了但已取得帳單還是 0，代表東西到了、供應商還沒寄請款單過來；兩欄都是 0，那就是還在等貨。要追進度不用打電話問倉庫，也不用翻信箱找請款單，打開這張訂單就有答案。

另外，按鈕列這時候會多一顆「鎖定」。已經談定的訂單鎖起來就不能再被隨手修改，金額比較大的單子建議養成鎖定的習慣。

跑完一輪之後阿翔的體會是：Excel 比價表比的只有價格，但採購真正要比的是價格、交期、可靠度三件事。前者靠自己整理，後兩者只有把交易紀錄留在系統裡，才算得出來。

儀表板先看整體採購績效準時到貨率輔助議價決策確認後到貨／請款狀態全程可追蹤

延伸應用同一項物料如果在產品資料裡設定了多家供應商與各自的價格、前置天數，系統在補貨或下單時會自動建議最合適的那一家。採購人員仍然可以視當下狀況手動改 —— 急單缺貨時挑交期最短的，長期備料時挑單價最低的。系統負責提供依據，決定權還是在人手上。

系統把該供應商過去每一張採購單的「預計到貨日」跟「實際到貨日」比對,自動算出百分比,不需要人工評估。

藍色是「詢價單」(還沒下單),綠色是「採購訂單」(已確認),逾期未回覆的詢價單訂單截止日會用紅字顯示。

可以,一項按件、一項按重量計算,混在同一張單上完全沒問題,系統會各自正確計算金額。